We doen het uren per week. Teamvergadering, bouwvergadering, leerlingbespreking, projectgroep, nog een overleg tussendoor. En toch zegt iedereen: de werkdruk is te hoog. Toeval? Nee.
De cijfers liegen er niet
In het primair onderwijs wordt gemiddeld 2 tot 5 uur per week vergaderd (DUO Onderwijsonderzoek, 2022). Uit dezelfde peiling zegt bijna 60% van de leerkrachten dat vergaderen “te weinig oplevert voor de tijd die het kost”. Onderzoek naar werkdruk (Inspectie, 2023) laat zien dat inefficiënte vergaderingen een van de grootste bronnen van frustratie zijn.
Hoe we het onszelf moeilijk maken
- Agenda’s die uitpuilen. Elk onderwerp moet besproken, ook als het geen besluit vraagt.
- Herhalen in plaats van besluiten. Drie keer praten, nul keer kiezen.
- Te veel zenden. Een vergadering is geen nieuwsbrief.
- Geen strakke tijdsbewaking. Eén discussie kaapt de hele avond.
Wat je níet vaak hoort
Vergaderen is vaak een manier om verantwoordelijkheid te verdelen (of uit te stellen). Want zolang we het “nog eens meenemen naar het team”, hoeft niemand écht te kiezen. Dat voelt veilig, maar ondertussen groeit je werkdruk. Meer vergaderuren = minder voorbereidingstijd. Kinderen krijgen de echo terug in de klas: half uitgewerkte lessen, een juf die moe is, of een meester die nog snel zijn verslag afrondt terwijl de klas binnenkomt.
En dan nu… de ironie
We vergaderen vaak over werkdrukverlaging. En juist dat overleg maakt de werkdruk hoger. Het is alsof je een emmer probeert leeg te scheppen met een lepel… maar ondertussen blijft de kraan openstaan.
Hoe het slimmer kan
- Stel een maximum. 60 minuten is de bovengrens. Daarna neemt effectiviteit dramatisch af.
- Begin met besluiten. Laat de informatie vooraf rondgaan. In de vergadering alleen knopen doorhakken.
- Gebruik de 2-3-1-regel. Max 2 onderwerpen per vergadering, max 3 minuten spreektijd per persoon, max 1 besluitvormer.
- Durf te schrappen. Niet elk agendapunt hoeft besproken. Soms is een mail voldoende.
- Check opbrengst. Sluit elke vergadering af met de vraag: wat heeft dit opgeleverd?
Tot slot
Vergaderen zelf is niet het probleem. Slecht vergaderen wel. Als we durven te kiezen voor kort, scherp en doelgericht, win je tijd terug. Tijd die direct naar de klas kan. Werkdruk los je niet op door nóg een vergadering.
